في كثير من ورش صيانة السيارات تُدار الأعمال بالورق ومجموعات واتساب: سيارة تنتظر قطعة لا يعرف أحد متى طُلبت، وعميل يتصل ليسأل عن سيارته، وفاتورة تُكتب من الذاكرة. هذا الدليل يرتب دورة العمل من دخول السيارة حتى خروجها، وما يجب أن يوفره البرنامج لكل مرحلة.
1. لوحة واحدة لكل سيارات الورشة
قسّم العمل إلى مراحل واضحة تناسب ورشتك، مثل: استلام، وفحص، وبانتظار الموافقة، وتحت الإصلاح، وجاهزة للتسليم. كل سيارة بطاقة تتحرك بين المراحل، وعليها الفني المسؤول. بنظرة واحدة تعرف الحمل على الفنيين والسيارات المتأخرة.
2. استلام موثق
سجّل عند الاستلام قراءة العداد ومستوى الوقود، وقائمة فحص سريعة، وصوراً للسيارة. هذا التوثيق يحسم أي خلاف عند التسليم، ويعطي العميل انطباعاً باحترافية الورشة من أول دقيقة.
3. الأعطال وقطع الغيار
سجّل كل عطل بمكانه في السيارة، وأجرة العمل، وقطع الغيار من أصناف المخزون، مع الصور. ربط القطع بالمخزون يعني أن رصيدك صحيح، وأن تكلفة كل إصلاح معروفة.
4. موافقة العميل قبل الإصلاح
أرسل للعميل تقرير الفحص بالأعطال والتكلفة، وسجّل موافقته على كل عطل: ما وافق عليه، وما أجّله. العطل المؤجَّل لا يضيع، بل يبقى في سجل السيارة لزيارة قادمة.
5. عرض السعر والفاتورة
من الزيارة نفسها يصدر عرض السعر، ثم فاتورة المبيعات للأعطال التي أُصلحت فعلاً، بأجورها وقطعها. لا إعادة كتابة، ولا قطعة تُنسى في الفاتورة. والفاتورة ضريبية ومتوافقة مع الفوترة الإلكترونية.
6. التسليم
بطاقة تسليم توضح ما أُصلح، وما أُجّل بموافقة العميل، وقراءة العداد عند التسليم، فيستلم العميل سيارته وهو يعرف بالضبط ما تم.
7. الصيانة الدورية والتقارير
قائمة بالسيارات المستحقة للصيانة الدورية، مع تذكير العميل برسالة واتساب، تعيد العملاء إلى ورشتك. وتقارير حركة الورشة وإنتاجية الفنيين وأكثر الأعطال تكراراً تساعدك على قرارات التوظيف والمخزون.
مركز صيانة السيارات في 123 ERP
كل ما سبق متاح في «مركز صيانة السيارات»، داخل نظام واحد مع المخزون والمبيعات والحسابات والفوترة الإلكترونية. وهو مشمول في الباقة الشاملة، ومديول تختاره في باقة إدارة الأعمال، وإضافة سنوية لبقية الباقات، ومفتوح بالكامل في التجربة المجانية. شاهد رحلة مركز صيانة السيارات داخل النظام.