مسير الرواتب من أكثر الأعمال تكراراً في الشركة، وأي خطأ فيه يصل للموظف مباشرة. هذا الدليل يرتب الخطوات الشهرية من بيانات الموظفين حتى القيد المحاسبي، مع ما يجب الانتباه له في السعودية.
الخطوة 1: بيانات ثابتة صحيحة لكل موظف
- الراتب الأساسي والبدلات: السكن والنقل وغيرها كما في العقد.
- الجنسية ونظام التأمينات: النسب تختلف بين السعوديين وغيرهم، وللسعوديين المسجلين لأول مرة بعد يوليو 2024 نظام نسب جديد يتدرج سنوياً.
- الحساب البنكي (IBAN): مطلوب للتحويل ولملف حماية الأجور.
- تاريخ المباشرة: يحدد الاستحقاق في الشهر الأول ومدة الخدمة لنهاية الخدمة والإجازات.
الخطوة 2: المتغيرات الشهرية
قبل الحساب اجمع كل ما يغيّر راتب الشهر: الغياب والتأخير، والعمل الإضافي، والإجازات غير المدفوعة، والمكافآت، وأقساط السلف. اعتمد هذه البيانات من المسؤول عنها قبل إغلاق المسير، حتى لا تُعاد الحسبة بعد الاعتماد.
الخطوة 3: التأمينات الاجتماعية
تُحسب حصة الموظف وحصة صاحب العمل على الأجر الخاضع للتأمينات، وهو عادة الأساسي وبدل السكن ضمن الحد الأعلى النظامي. حصة الموظف تُخصم من راتبه، وحصة صاحب العمل مصروف على المنشأة. راجع النسب المعتمدة لدى التأمينات الاجتماعية لكل فئة.
الخطوة 4: السلف والخصومات
السلفة تُخصم أقساطها من الراتب بعد صرفها فعلاً، والخصومات الأخرى تحتاج سنداً واضحاً: جزاء معتمد، أو تعويض عن ضرر، أو غياب. احرص ألا يتجاوز مجموع الخصومات ما يسمح به نظام العمل.
الخطوة 5: الاعتماد قبل التحويل
راجع المسير مقارنة بالشهر السابق: موظف تغيّر صافي راتبه كثيراً، أو موظف جديد، أو موظف انتهت خدمته. بعد الاعتماد لا يُعدَّل المسير إلا بمسير تسوية واضح.
الخطوة 6: التحويل وملف حماية الأجور
حوّل الرواتب من البنك، ثم ارفع ملف حماية الأجور بما يطابق المبالغ المحوَّلة لكل موظف. الفروق بين الملف والتحويل الفعلي هي أكثر ما يسبب ملاحظات على المنشأة.
الخطوة 7: القيد المحاسبي
- مصروف الرواتب والبدلات، مفصلاً حسب مركز التكلفة أو المشروع إن احتجت.
- حصة صاحب العمل في التأمينات مصروفاً، والمستحق للتأمينات التزاماً.
- أقساط السلف تخفيضاً لحساب سلف الموظفين.
- مخصص نهاية الخدمة للشهر، حتى لا تظهر المكافآت كلها مصروفاً مفاجئاً في سنة واحدة.
ولحساب مكافأة نهاية الخدمة لموظف بعينه، استعمل حاسبة نهاية الخدمة.
كيف يختصر 123 ERP هذه الخطوات؟
في الموارد البشرية المتقدمة يُحسب المسير من الحضور والبدلات والسلف والتأمينات، ويمر بالاعتماد قبل الصرف، مع ملف حماية الأجور والخدمة الذاتية للموظفين ونهاية الخدمة في النظام نفسه. اطّلع على الباقات.