بعد الربط مع منصة «فاتورة» تتحول أخطاء بسيطة في البيانات إلى فواتير مرفوضة أو مقبولة بتحذيرات. جمعنا هنا الأخطاء التي تتكرر أكثر من غيرها، مع طريقة تجنب كل منها.
1. إعادة إرسال فاتورة سبق قبولها
عندما تقبل المنصة الفاتورة (اعتماداً للضريبية أو تبليغاً للمبسطة) تصبح نهائية. إعادة توقيعها وإرسالها بمعرّف جديد ونفس الرقم تخلق مستندين لفاتورة واحدة. إذا اكتشفت خطأ بعد القبول فالتصحيح يكون بإشعار دائن أو مدين يشير إلى الفاتورة الأصلية ويذكر السبب، لا بإعادة الإرسال.
2. رقم السجل التجاري للبائع غير صحيح
رقم السجل يُرسل كما هو: عشرة أرقام. بعض الأنظمة تكمله بأصفار أو تقصه إذا كان أطول، فتصل للمنصة قيمة لا تخص المنشأة. وإن كان للمنشأة فروع بسجلات مختلفة، فاحرص أن يكون السجل المرسل هو سجل الجهة التي أصدرت الفاتورة.
3. عنوان وطني ناقص أو بقيم شكلية
العنوان الوطني جزء من بيانات الفاتورة الضريبية. تأكد أن الرمز البريدي 5 أرقام ورقم المبنى 4 أرقام، وأن اسم الشارع والحي والمدينة حقيقية، لا قيماً مثل «-» أو «لا يوجد». والأمر نفسه لعنوان العميل في الفواتير الضريبية للمنشآت.
4. بيانات المشتري في الفاتورة الضريبية
- الفاتورة الضريبية لمنشأة مسجلة تحمل الرقم الضريبي للمشتري في حقله المخصص.
- لا تُرسل الرقم الضريبي على أنه «معرّف آخر» للمشتري؛ لكل منهما حقله.
- إذا أُرسل السجل التجاري للمشتري فيكون عشرة أرقام صحيحة، والرقم الموحد الذي يبدأ بـ 7 يُرسل بنوعه الصحيح.
5. فواتير التصدير
بيع السلع أو الخدمات لعميل خارج المملكة يُعامل غالباً معاملة النسبة الصفرية، ويحتاج سبب الإعفاء الصحيح: تصدير سلع أو تصدير خدمات. وتحتاج الفاتورة بلد المشتري، ولا يكون المملكة. خطأ شائع آخر استخدام سبب «التصدير» في فاتورة محلية عادية، وهذا ما ترفضه المنصة.
6. نسبة ضريبة غير صحيحة في السطر
السطر الخاضع للضريبة يحمل النسبة النظامية، والسطر المعفى أو الصفري يحمل تصنيفه وسبب الإعفاء. نسبة مكتوبة يدوياً بقيمة غير صحيحة، أو سطر معفى بلا سبب، يظهران في المنصة كأخطاء أو تحذيرات.
7. تأخير تبليغ الفواتير المبسطة
الفاتورة الضريبية تُعتمد من المنصة قبل تسليمها للعميل، أما المبسطة فتُبلَّغ خلال 24 ساعة من إصدارها. نقاط البيع التي تعمل دون إنترنت لفترة تحتاج آلية ترسل ما تراكم فور عودة الاتصال، ومتابعة لأي فاتورة لم تُقبل بعد.
قائمة فحص سريعة قبل الإرسال
- بيانات المنشأة: الاسم، والرقم الضريبي، والسجل لكل فرع، والعنوان الوطني كاملاً.
- بيانات العملاء المنشآت: الرقم الضريبي والعنوان.
- أصناف الإعفاء والصفري مصنفة بأسبابها الصحيحة.
- متابعة يومية لقائمة الفواتير غير المقبولة.
كيف يساعدك 123 ERP؟
يوقّع النظام فواتيرك ويضيف رمز QR ويرسلها إلى منصة «فاتورة» عند الحفظ أو بضغطة زر حسب إعدادك، ويعرض حالة كل فاتورة وأي ملاحظة من الهيئة بجانبها، ويصدر الإشعارات الدائنة والمدينة مرتبطة بفاتورتها الأصلية. وتنبهك أداة «فحص الجاهزية» في الإعدادات إلى بيانات المنشأة الناقصة قبل أن تُرفض بسببها فاتورة. تعرّف على الفوترة الإلكترونية في 123 ERP.