مندوب مبيعات يخرج للميدان، وأنت لا تعرف متى وصل إلى العميل، ولا كم بقي عنده، ولا ماذا باع أو حصّل، ولا هل حقق هدفه هذا الشهر. هذا ما تعالجه شاشات «إدارة وتتبع المناديب» في 123ERP. يشرح هذا المقال ما فيها وكيف تستعملها.
ما الذي تضمّه القائمة؟
قائمة رئيسية في الشريط الجانبي بعد المخازن، فيها خمس شاشات:
- أهداف المناديب: هدف شهري للمبيعات (قبل الضريبة) وللتحصيل لكل مندوب، ونسبة الإنجاز والمتبقي.
- أدائي: شاشة المندوب نفسه: تحصيله ومبيعاته وعمولته وأهدافه وفواتيره المفتوحة.
- زيارات المناديب: وصول المندوب إلى موقع العميل ومغادرته، وخطة الزيارات وتقريرها.
- تقرير حركة المندوب: مبيعات المندوب وتحصيله وعمولته خلال فترة.
- إعدادات المناديب: المناديب وخطط العمولة وإعدادات الزيارات وصفحة «أدائي».
أولًا: زيارات المناديب
الفكرة: يسجّل المندوب من هاتفه «وصلت» عند وصوله للعميل و«غادرت» عند خروجه، فتعرف متى زار وكم بقي وما نتيجة الزيارة.
- وصلت: يختار عميلًا مسجّلًا أو عميلًا جديدًا (اسم وجوال وعنوان)، ويُسجَّل وقت الوصول وموقعه.
- غادرت: يحدّد نتيجة الزيارة: بيع، تحصيل، بيع وتحصيل، عرض سعر، بلا نتيجة، المحل مغلق، أو أخرى.
- أثناء الزيارة: يصدر المندوب فاتورة أو سند قبض أو عرض سعر من الزيارة نفسها، فيظهر ما باعه وحصّله هناك.
- تحويل لعميل: العميل المحتمل الذي زاره يتحول إلى عميل مسجّل بضغطة.
- المرفقات: صورة من الموقع أو مستند موقَّع، حتى 3 ملفات وبحجم 5 ميجابايت للملف.
خطة الزيارات
إن فعّلت «تخطيط الزيارات المسبق» يضع المشرف خطة زيارات اليوم لكل مندوب ويتابع المنفَّذ منها.
الوسوم التي تنبّهك
- بعيدة عن الموقع: المسافة بين نقطة وصول المندوب وموقع العميل تزيد عن الحد الذي تحدده (بالمتر).
- بلا موقع: لم تُسجَّل إحداثيات (إن لم تُلزم المندوب بتحديد الموقع).
- أُغلقت تلقائيًا: نسي المندوب تسجيل المغادرة، ويحدد النتيجة لاحقًا.
- أوقات مصحَّحة: عُدّلت الأوقات بعد التسجيل، ويُطلب سبب التصحيح.
مواقع العميل
للعميل الذي له أكثر من فرع أو موقع تسليم، تُضاف مواقعه في بطاقته (الاسم والعنوان والحي والإحداثيات ومسؤول الموقع)، ويظهر «موقع العميل» على عرض السعر وأمر البيع والفاتورة والمرتجع وسند القبض. وتعرض البطاقة تفصيلًا ماليًا لكل موقع: الفواتير والمرتجعات والمقبوض والرصيد.
ثانيًا: أهداف المناديب
- اختر الفرع والسنة ونوع الهدف: المبيعات (قبل الضريبة) أو التحصيل.
- أدخل هدف كل مندوب لكل شهر، أو انسخ الهدف لباقي الأشهر بضغطة.
- في تبويب «الإنجاز» ترى لكل مندوب: الهدف والمحقَّق والنسبة والمتبقي، لشهر أو ربع أو سنة.
- تصدّر النتيجة إلى Excel أو تطبعها، وتنتقل إلى تقرير حركة المندوب لتفاصيل الفترة.
الأهداف للمتابعة فقط: لا تؤثر في العمولة ولا في مسيّر الرواتب.
ثالثًا: أدائي
شاشة يفتحها المندوب بنفسه فيرى: ما حصّله وما باعه وعمولته وأهدافه وفواتيره المفتوحة. فيعرف موقعه من هدفه دون أن يسأل مديره.
كيف تبدأ؟
- فعّل الميزة: إعدادات المبيعات ← المناديب ← «زيارات المناديب». وهي مطفأة حتى تفعّلها.
- اربط حساب كل مندوب بمندوب: من إعدادات المستخدم («المندوب الافتراضي»)، وإلا ستظهر رسالة «حسابك غير مرتبط بمندوب».
- امنح الصلاحيات: «تسجيل زياراتي» للمندوب، و«عرض كل الزيارات» للمشرف.
- حدّد القواعد: هل تُلزم المندوب بتحديد الموقع عند الوصول والمغادرة؟ وما حد تنبيه المسافة؟
- أدخل أهداف الشهر من «أهداف المناديب».
نصائح للمشرف
- ابدأ بالأهداف لا بالمراقبة: قدّم الميزة لمناديبك على أنها تُظهر إنجازهم وعمولتهم، لا أداة رقابة فقط.
- راجع الوسوم أسبوعيًا: زيارة «بعيدة عن الموقع» لا تعني دائمًا خطأ، فقد يكون إحداثيات العميل غير مضبوطة. وفي هذه الحالة يمكن «اعتماد إحداثيات الوصول كموقع العميل».
- اضبط موقع كل عميل رئيسي: فتنتظم المسافة وتقل الإنذارات الخاطئة.
- قارن الزيارات بالمبيعات: كم زيارة لكل فاتورة؟ وأي مندوب يزور كثيرًا ويبيع قليلًا؟
ما حدود هذه الميزة؟
- الأهداف للمتابعة فقط ولا تدخل في الرواتب.
- التسجيل يعتمد على هاتف المندوب وموقعه، فبلا إنترنت أو موقع تظهر وسوم مثل «بلا موقع».
- الإحداثيات المسجّلة قرينة للتحقق وليست دليلًا قاطعًا على وجود المندوب.
كيف يساعدك البرنامج؟
شاشات المناديب جزء من مديول المبيعات في 123ERP، وتجد تفاصيل الباقات وما يتوفر فيها في صفحة الباقات. وتتوفر تجربة مجانية لمدة 14 يومًا بلا بطاقة ائتمان لتجرّبها على بياناتك.